Protección de datos en hoteles
¿Cómo debe adaptarse un hotel a la ley de protección de datos?
Los hoteles, en su día a día recopilan una gran cantidad de datos de carácter personal de los clientes que se alojan en sus instalaciones, es por ello que en ese tratamiento de datos de carácter personal se encuentran sujetos a las obligaciones contenidas en la Ley Orgánica de Protección de datos y el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo Y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.Esta normativa obliga a que se lleve un adecuado tratamiento de los datos y la ley les obliga desde un primer momento a realizar las siguientes obligaciones:
Adaptar e impulsar el principio de responsabilidad “Proactiva”.
Adaptar modelos de consentimiento expreso.
Realizar un análisis de riesgos.
Adoptar medidas de seguridad adecuadas al nivel de riesgo.
Establecer mecanismos visibles, accesibles y sencillos, incluidos los medios electrónicos, para el ejercicio de derechos.
Realizar contratos con los proveedores que accedan a nuestros datos (encargados del tratamiento)
Elaborar un registro de actividades de tratamiento.
Adoptar procedimientos de gestión y notificación de brechas de seguridad
Informar si existen cámaras de videovigilancia
Establecer los derechos digitales con los empleados
Según la normativa la Ley obliga a informar a los clientes previamente de modo expreso, preciso e inequívoco a la solicitud de datos personales de cuál va a ser la finalidad del tratamiento de sus datos, la legitimación del tratamiento, establecer mecanismos visibles, accesibles y sencillos, incluidos los medios electrónicos, para el ejercicio de derechos, así como de la identidad y dirección del responsable del tratamiento.
Cuando el hotel quiera hacer uso de los datos de carácter personal de un cliente para finalidades que no guarden relación directa con el mantenimiento, desarrollo o control de la relación contractual requerirá su consentimiento, que podrá hacerse efectiva con la marcación de una casilla de verificación que el cliente debe marcar y firmar.
Así mismo será necesario el consentimiento del cliente cuando los datos de carácter personal objeto de tratamiento sean comunicados a un tercero. No siendo necesario cuando la cesión está autorizada en una Ley. En el caso de los hoteles y sitios de hospedaje cuando sea requerido por las Fuerzas y Cuerpos de la Seguridad. Es de señalar la Orden INT/1922/2003, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos, donde se exige a quienes desempeñen actividades de hospedaje llevar un registro documental e información que son la de cumplimentar un libro-registro y un parte de entrada de viajeros y presentarlos o remitirlos a las correspondientes Comisarías de Policía o Puestos de la Guardia Civil..
¿Cómo se debe realizar el registro de los viajeros ante las autoridades?
El Real Decreto 933/2021 establece las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje (alquiler vacacional, hoteles) y alquiler de vehículos a motor.
El Ministerio del Interior ha habilitado en su sede electrónica la plataforma Ses.Hospedajes para darse de alta y facilitar a las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor el registro documental y la información que deben aportar a partir del próximo 2 de enero de 2023 siendo esta fecha trasladada al 1 de octubre del 2024 (Se adjunta nota del ministerio del Interior)
Los diferentes sujetos obligados por la norma reglamentaria pueden registrarse en la plataforma establecida al efecto en la siguiente página web: enlace
Puede obtener toda la información en el siguiente enlace
Le comunicamos las sanciones al respecto. Se considerarán infracciones graves:
a) No estar registrado como proveedor de alojamiento
b) No comunicar los datos de los clientes de los alojamientos a las autoridades.
Las sanciones oscilan entre 601 € y 30.000 €
Se considerarán infracciones leves:
a) Las irregularidades o deficiencias en la cumplimentación de los registros previstos en este real decreto.
b) La realización de las comunicaciones obligatorias fuera del plazo establecido.
Cuyas sanciones oscilan entre 100 y 600 euros.
Importancia de la protección de datos en la industria hotelera
En la industria hotelera, la protección de datos es esencial. Los hoteles manejan una gran cantidad de información confidencial de sus huéspedes, desde datos personales hasta detalles de tarjetas de crédito. En este entorno, cumplir con las regulaciones de privacidad es fundamental para garantizar la confianza de los clientes y evitar sanciones legales.
Cumplimiento normativo en la gestión de datos hoteleros
El cumplimiento normativo en la gestión de datos hoteleros es una prioridad. Los hoteles deben asegurarse de que sus sistemas y procesos estén diseñados para proteger la privacidad de los huéspedes. Esto implica el manejo seguro de datos sensibles, la formación del personal y la implementación de políticas de privacidad sólidas.
Privacidad de los huéspedes: responsabilidad del hotel
La privacidad de los huéspedes es una responsabilidad fundamental para los hoteles. Esto incluye la recopilación adecuada de datos, su almacenamiento seguro y su eliminación adecuada cuando ya no sean necesarios. Los hoteles deben garantizar que los huéspedes estén informados sobre cómo se utilizan sus datos y que tengan opciones claras para dar su consentimiento.
Ventajas de una gestión eficiente de datos en hoteles
Una gestión eficiente de datos no solo es un requisito legal, sino que también puede ser una ventaja competitiva para los hoteles. Los hoteles que demuestran un compromiso sólido con la protección de datos pueden ganarse la confianza de los clientes y mejorar su reputación. Además, un manejo adecuado de datos puede ayudar a prevenir incidentes de seguridad y sus consecuencias negativas.
Servicios de Datusmas para la protección de datos en hoteles
Datusmas ofrece servicios especializados para ayudar a los hoteles en la protección de datos. Nuestros expertos pueden asesorarte en la implementación de políticas de privacidad, la capacitación del personal y la auditoría de tus sistemas de datos. Confía en nosotros para mantener la privacidad de tus huéspedes y cumplir con las regulaciones.